Если чувствуете, что пора навести порядок в финансах — эта статья для вас. Рассказываем, с чего начать, и даем пошаговую инструкцию.

Коротко

Начать вести ДДС — это нулевой шаг в финансовом учете. Когда освоите отчет о движении денежных средств, сможете точно знать, сколько денег проходит через бизнес, сколько остается на счетах. Позже это поможет прогнозировать развитие и составлять отчеты о прибылях и убытках, а также баланс.

1. Вносите операции не реже одного раза в неделю
2. Группируйте движение денег по направлениям: офис, склад, зарплаты
3. Соберите все кошельки в одном отчете
4. Не мешайте личные деньги с рабочими
5. Контролируйте соответствие денег в кассе и в отчете

Начинаем с основ

Финансы действительно могут показаться скучными. Отчеты, модели, бюджеты, анализы — звучит сложно. И да, поверхностных знаний здесь недостаточно. Чтобы принимать обоснованные решения, придется разобраться в деталях.

Но начнем с простого. Сначала изучите три основных отчета:

• ДДС (отчет о движении денежных средств) — самый понятный
• P&L (отчет о прибылях и убытках)
• Баланс

В этой статье разберем ДДС подробно.

Что такое ДДС и зачем он нужен

Отчет о движении денежных средств фиксирует каждую операцию, которая произошла на счете. Никаких приблизительных цифр — только реальные операции.

Что дает этот отчет:

Контроль расходов — видите, на что тратите деньги и в каких суммах

Планирование — понимаете, хватит ли средств на аренду и зарплаты в следующем месяце

Прогнозирование — можете планировать траты на несколько месяцев вперед

Работа с банками — при оформлении кредита ДДС — первый документ, который запросят. По нему банк оценивает, сможете ли вы платить по кредиту

По сути, ДДС показывает реальное финансовое состояние вашего бизнеса. Когда перед глазами все движения денег, управлять становится проще.

Наши правила ведения ДДС

Большинство предпринимателей записывают доходы и расходы в обычную Excel-таблицу. Это упрощенный вариант ДДС. Но есть правила, которые превращают простую табличку с цифрами в полноценный рабочий инструмент.

Группируйте статьи доходов и расходов

В малом бизнесе количество статей доходов и расходов может доходить до 60. Без группировки таблица превращается в хаос, где сложно что-то найти.

Как это делать:

• Найдите статьи, которые можно объединить по смыслу
• Например: вода в офис, канцелярия, замена ковриков, аренда офиса → группа «Офис»
• Основную группу называйте статьей, а входящие операции — субстатьями
• Если у вас несколько направлений бизнеса (опт и розница), разделите денежные потоки

Результат: продуманный список из 20-25 статей вместо 60 разрозненных позиций. Так гораздо проще находить нужные операции за месяц.

Разделите потоки на 3 вида деятельности

Когда в кассе есть деньги, хочется их сразу вложить. Но если сегодня покупаете станок, а через 5 дней нужно выдавать зарплату, денег может не хватить. В итоге берете средства из одного направления для финансирования другого.

Чтобы избежать кассовых разрывов, разделите все операции на три типа:

Операционная деятельность — ежедневные расходы компании: закуп товаров, сырья, оплата подрядчиков, зарплаты, аренда

Инвестиционная деятельность — покупка, продажа и обслуживание основных средств: оборудование, разработка сайта, ремонт офиса. Это расходы, которые принесут пользу несколько лет

Финансовая деятельность — кредиты и займы: получение кредитов, возврат займов, выплата дивидендов

Если в одном направлении не хватает денег, можно взять из другого. Но только при условии, что это контролируется и планируется заранее.

Соберите все кошельки в одном месте

Если у вас 3 расчетных счета, наличка и 3 карты — легко запутаться в движении денег.

Когда все источники финансирования отражены в одном отчете, вы можете полноценно контролировать денежные потоки. Видите общую картину: сколько денег поступило, сколько потрачено, и где находятся остатки на конкретную дату.

Не смешивайте личные деньги с рабочими

Знакомая ситуация: собственник сходил в кафе, потратил 1000 рублей с рабочей карты и забыл отметить в таблице. У бухгалтера в отчете «пропали» деньги. За это отругали бухгалтера. Все в стрессе.

Решение простое: назначьте себе зарплату и платите ее раз в месяц, как остальным сотрудникам. Это правильно с точки зрения финансовой грамотности и честно по отношению к команде.

Деньги в таблице и по факту должны сходиться

Собственник заглядывает в ДДС — в кассе должно быть 100 000 рублей. Открывает кассу, а там 20 000. Куда пропали 80 тысяч? Когда это произошло? В лучшем случае найдете свою ошибку, в худшем — деньги исчезнут навсегда.

Как контролировать: проверяйте отчет каждый день перед уходом домой. Зная, что вы следите за деньгами, желание подворовывать у сотрудников пропадет.

Даже если у вас нет сотрудников с доступом к деньгам, регулярно сверяйте учетные данные с фактическими. Заглядывайте в таблицу почаще, но без фанатизма.

А дальше

Начать вести ДДС — это классный и серьезный шаг на пути к финансовой грамотности и успешному бизнесу. В следующих статьях расскажем, как правильно планировать доходы и расходы, что такое прибыль и какие инструменты использовать.

Подписывайтесь на телеграм-канал, чтобы не пропустить новые статьи: @myna_one