Операционка — это вся текучка, которая крутится в компании изо дня в день. Сюда попадает всё: и то, что ты заранее запланировал, и то, что свалилось на голову из ниоткуда.Операционка — это все повседневные дела, которые нужно делать в компании каждый день. Сюда входят как запланированные задачи, так и те, что возникают внезапно.

Что такое операционка -> рассказывали тут.

Если вы решили выйти из операционной рутины, придется научиться отдавать дела другим, построить нормальную структуру в компании, перестать все контролировать и сосредоточиться на больших стратегических задачах. Сейчас расскажем пошагово, как это сделать.

1. Узнаем свои бизнес-процессы

Разложите свой бизнес на составляющие: посмотрите, из каких кусочков складывается работа, какие отделы что делают, как одни процессы цепляются за другие. В итоге у вас получится детальная карта всего предприятия.

Возьмем для примера мебельную фабрику. Все можно поделить на:

• производство — покупаем материалы, придумываем дизайн, делаем мебель;
• продажи и маркетинг — менеджеры работают с клиентами, делают рекламу, поддерживают сайт;
• логистика — склад, отправка товара, доставка до покупателя;
• админка — бухгалтерия, уборка, кадры.

Когда общая картина готова, копайте глубже. Разберите каждый процесс по винтикам: что в него входит, кто за что отвечает, как отделы должны друг с другом взаимодействовать.

Например, чтобы запустить рекламную кампанию, маркетологу нужно получить бриф от отдела продаж — что именно продвигаем и на какую аудиторию нацеливаемся. Потом согласовать бюджет с финансистом, чтобы не потратить лишнего. Креативы и тексты отправить на проверку юристу — вдруг там что-то не по закону. Дизайнер делает макеты, копирайтер пишет тексты. Ответственный за всё — маркетолог. Кампания должна стартовать через две недели после получения технического задания от продажников.

2. Разбераемся с задачами, которые висят на вас

Если выяснилось, что для каких-то процессов у вас просто нет подходящих людей, и все тащите на себе — есть три выхода:

1. Раскидать дела на тех, кто не очень загружен. Правда, тут могут быть засады: человек может не потянуть по знаниям или просто не захочет брать на себя лишнюю работу.

2. Найти новых специалистов под конкретные задачи. Допустим, если вы сами занимались закупками — наймите снабженца. Он этому учился, быстро разберется с поставщиками, сметами и всей сопутствующей движухой.

3. Отдать на аутсорс. Если что-то нужно делать от случая к случаю, зачем держать человека в штате? Финдира можно спокойно взять на аутсорсе.

Заодно стоит подумать о том, как дальше будете нанимать и учить людей. Если новые должности пока создаете сами, то набор на "старые" места лучше отдать руководителям отделов. Для этого можно написать кадровую политику и систему обучения — чтобы начальники отделов сами решали, кого брать. Так вы избавитесь еще от одной рутинной задачи.

3. Ставим KPI и следим за результатами

Когда разобрались, кто за что отвечает, нужно придумать, как измерять результат. Сроки, бюджеты, количество продаж — все, что можно посчитать.

Сначала посмотрите на текущие цифры, найдите где проседаете и где можно вырасти. Допустим, продажи за год упали — надо разбираться, как их поднять. Обязательно привлекайте к разговору руководителей продаж и маркетологов. Они знают кухню изнутри и подскажут, где собака зарыта.

Когда план готов, расскажите о нем всем, кого это касается. В случае с продажами можно:

• придумать новую систему премий для менеджеров;
• взять еще одного сотрудника;
• устроить обучение для команды;
• запустить новые рекламные активности.

Обязательно ставьте конкретные сроки. Если в первые месяцы что-то придется подкрутить — это нормально. Пусть начальники отделов сами следят за выполнением и регулярно отчитываются. Так вы переложите контроль на них и не будете лезть в каждую мелочь.

4. Наводим порядок в системах и процессах

Если в компании нет единой системы для учета финансов, то каждый отдел будет вести свою отчетность. Бухгалтерия работает в одной программе, продажники считают выручку в таблицах, склад ведет учет товаров в блокноте. Из-за этого сложно свести концы с концами и понять реальное финансовое положение дел.

Решение проблемы — внедрение финансовой системы для анализа и учета финансов компании. Общий доступ к финансовым данным, единые шаблоны отчетов, автоматический расчет прибыльности и рентабельности, централизованный учет доходов и расходов — все это позволяет контролировать финансовое состояние компании удаленно и видеть полную картину в режиме реального времени.

5. Делегируем управление операционкой

Владельцы небольших компаний часто сами рулят всем процессом. Но если хотите полностью выйти из операционки и заниматься только инвестициями и развитием бизнеса, придется найти себе замену. Директора можно искать в двух местах:

1. Среди своих. Если есть сотрудник — допустим, руководитель отдела — который умеет вести людей, разбирается в управлении и которому вы доверяете, можно поставить его вместо себя. Плюс в том, что он уже в курсе всех процессов, знает команду и ваши принципы работы. Минус — может быть предвзятым к бывшим коллегам, плюс его придется дополнительно учить руководить.

2. Со стороны. Если планируете нанять топ-менеджера извне, убедитесь, что его стиль управления похож на ваш, и он понимает ценности компании. Плюсы и минусы тут ровно противоположные внутреннему кандидату.

Главное
Если решили делегировать и выйти из операционки, не стойте над душой у каждого сотрудника. При чрезмерном контроле они не будут брать ответственность и принимать решения сами — будут по-прежнему все скидывать на вас.